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GREEN PASS OBBLIGATORIO SUI LUOGHI DI LAVORO TUTTO CIO’ CHE C’E’ DA SAPERE E COSA FARE IN TEMA PRIVACY

Con il D.L. 127/21, dal 15 ottobre, il Green Pass diverrà obbligatorio per accedere a tutti i luoghi di lavoro pubblici e privati. In questo articolo si analizzano i principali risvolti dal punto di vista della privacy e cosa effettivamente va fatto per essere in regola con la protezione dei dati

OBBLIGO RIVOLTO A TUTTI I LAVORATORI DEL SETTORE PUBBLICO E PRIVATO

L’obbligatorietà dell’esibizione della certificazione verde COVID-19, il c.d. Green Pass ricadrà sia sui lavoratori del settore pubblico sia su quelli del settore privato. Infatti, chiunque svolga un’attività lavorativa, per accedere ai luoghi di lavoro, sarà chiamato a possedere e conseguentemente ad esibire, su specifica richiesta, il certificato verde Green pass. L’obbligo si estenderà a tutti i lavoratori indipendentemente dalla tipologia contrattuale che li lega alla loro posizione, siano essi dipendenti, collaboratori a partita IVA o non (naturalmente quando accedono al luogo di lavoro), stagisti, volontari, nonché tutti coloro che svolgono l’attività lavorativa in qualità di fornitori esterni o per formazione o volontariato (es. addetti di un’impresa di pulizie all’interno di locali aziendali).

Unica eccezione, come si legge dalle pagine del testo normativo, ad oggi, per chi si avvale dello strumento dello smartworking, anche se, come sembra, si prevede che in un prossimo futuro ci possa essere un’estensione, non senza difficoltà applicative, dell’obbligo della certificazione verde anche per color che prestano la propria attività lavorativa avvalendosi di questa particolare modalità.

DURATA DELL’OBBLIGATORIETA’

L’obbligo di possesso ed esibizione della certificazione verde Green Pass per svolgere l’attività lavorativa è previsto a partire dal 15 ottobre 2021 e fino al 31 dicembre 2021, data che coincide con la fine dello stato di emergenza dettato dalla pandemia da COVID-19. Va da sé che ove lo stato di emergenza in parola dovesse, alla data del 31 dicembre 2021, venire ulteriormente prorogato, è presumibile aspettarsi che l’obbligatorietà del possesso e dell’esibizione del Green Pass subisca la medesima sorte.

SOGGETTI PREPOSTI AL CONTROLLO E MODALITA’ DI VERIFICA

Passando ora agli aspetti piu’ pratici dell’argomento in parola i controlli sul possesso, la correttezza e la veridicità del Green Pass spettano al datore di lavoro, che è pertanto individuato come il Titolare dello specifico trattamento dei dati in oggetto.

Lo stesso dovrà, pertanto, individuare e nominare con specifico atto di nomina formale uno o piu’ soggetti incaricati e preposti a tale attività, con o senza portafoglio, dotandoli degli strumenti necessari alla verifica e predisponendo tutte le procedure a ciò necessarie (diversificando, come si vedrà poi, la documentazione necessaria a seconda che l’incarico sia conferito ad un dipendente/collaboratore interno, o ad apposita società esterna individuata).

Salvo diverse disposizioni, ad oggi, il controllo del Green Pass non sarà possibile tramite invio della certificazione verde, da parte dei dipendenti, con strumenti informatici, né tantomeno sarà possibile per il datore di lavoro, memorizzare o conservare alcun dato relativo alle certificazioni esibite. Il controllo dovrà essere pertanto istantaneo, attraverso l’applicazione VerificaC19, facilmente scaricabile dagli store dei principali smartphone, che consentirà unicamente di controllare l’autenticità, la validità e l’integrità della certificazione, e di conoscere le generalità dell’intestatario, senza rendere visibili le informazioni che ne hanno determinato l’emissione.

Il controllo andrà quindi effettuato in presenza e non dovrà comportare la conservazione del certificato, Come anche già specificato dall’Autorità Garante.

Dubbia rimane la possibilità di poter effettuare la verifica, seppur istantanea, della certificazione verde “a distanza” utilizzando uno strumento che permetta la videocomunicazione (es. Microsoft Teams) in alcuni casi particolari quali ad esempio quello di un controllo, da parte della proprietà, sull’unico dipendente di un negozio dislocato a grande distanza dalla sede legale.

Nei casi generali invece, è lasciata ai datori di lavoro la libertà di determinare le modalità di verifica e controllo delle certificazioni, che potranno avvenire anche a campione.

SANZIONI IN CASO DI MANCATO CONTROLLO O CERTIFICAZIONE CONTRAFFATTA, CONSEGUENZE PER LA MANCATA ESIBIZIONE

In primis, come conseguenza logica nonché immediata del dettato normativo, è importante sottolineare come nel caso in cui il lavoratore sia sprovvisto di una certificazione valida, la prima conseguenza sia l’impossibilità di accedere ai luoghi di lavoro.

Tale impossibilità si traduce quindi in una sospensione, tale sospensione è immediata. Nel periodo di sospensione non sono dovute le retribuzioni e altri compensi o emolumenti. La sospensione dell’attività lavorativa non è tuttavia qualificabile come sanzione disciplinare, verrà quindi conservato il rapporto di lavoro. La violazione dell’obbligo da parte del personale è punita con una multa dai 600 ai 1,500 euro che può essere aumentata in caso di contraffazione del documento.

La sanzione in capo al datore di lavoro può invece andare da 400 ai 1000 euro. A questi importi tuttavia, potrebbero aggiungersi inoltre eventuali ulteriori sanzioni amministrative per il mancato rispetto degli adempimenti privacy obbligatori, con sanzioni fino a 10 milioni di euro o fino al 4% del proprio fatturato annuo!

ADEMPIMENTI PRIVACY

Venendo ora ai necessari adempimenti da predisporre per rispettare la normativa e le disposizioni in tema privacy, ogni datore di lavoro dovrà:

1) AGGIORNARE il proprio REGISTRO DEI TRATTAMENTI (ex art. 30 GDPR) inserendo l’apposito trattamento riferibile al controllo e alla verifica dei dati contenuti nella certificazione verde Green Pass per tutti i soggetti sopra descritti;

2) PREDISPOSIZIONE di specifica nota informativa (ex. Art 13 GDPR) contenente tutte le informazioni relative al trattamento in parola, da esporre nei pressi del luogo ove viene effettuata la rilevazione per consentire agli interessati di poterla consultare, o da inviare ai soggetti interessati;

3) PREDISPORRE SPEFICO ATTO DI NOMINA FORMALE per tutti quei soggetti che saranno (ex art. 29 GDPR) incaricati alla verifica della certificazione verde Green Pass, fornendogli tutti i necessari strumenti, le informazioni, le istruzioni e le raccomandazioni del caso;

4) PREDISPORRE SPECIFICO ATTO DI NOMINA FORMALE per gli eventuali soggetti esterni (ad esempio una società esterna ingaggiata ed incaricata di controllare gli accessi) in qualità di responsabile esterno del trattamento dati (ex. Art 28 GDPR)

5) eventualmente PREDISPORRE E VERIFICARE una procedura aziendale interna, documentata, per le attività di verifica e controllo del GREEN PASS

Ad oggi, sembra da doversi escludere la necessità in capo ai datori di lavoro, nella loro qualità di titolari del trattamento dati relativo alla verifica e controllo delle certificazioni verdi Green Pass, di effettuare una valutazione d’impatto (DPIA).


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