Colloqui di selezione: la tutela dei dati personali dei candidati

Il processo di selezione del personale è una fase cruciale per qualsiasi organizzazione e naturalmente implica il trattamento di una svariata moltitudine di dati personali dei potenziali candidati. Per le aziende che conducono frequentemente colloqui di selezione diventa pertanto particolarmente importante seguire le corrette istruzioni operative che permettano di garantire sia il rispetto della privacy dei candidati sia l’efficace e l’effettiva capacità di indentificare, nella maniera migliore possibile, la risorsa più idonea per l’organizzazione.

In primo luogo, due dei principi fondamentali che devono guidare il processo di selezione sono la non discriminazione e l’inclusione di tutti i candidati. Considerando la loro fondamentale importanza nella costruzione di un ambiente di lavoro sano, questi aspetti sono stati ulteriormente enfatizzati e approfonditi nelle “Linee guida per il sistema di gestione della parità di genere” (UNI/PdR 125:2022 ) e in quelle relative alla “Diversità ed inclusione” (UNI ISO 30415:2021). Questi due principi esulano dalla specifica disciplina sul trattamento dei dati personali per abbracciare, in un approccio multisettoriale, importanti aspetti della vita sociale e lavorativa di ogni individuo, come sancito sia nel nostro diritto costituzionale che nel nostro impianto di diritto giuslavoristico.

Oltre a ciò è chiaro come le modalità di conduzione di un colloquio di selezione possono essere estremamente variegate comprendendo molteplici approcci sia relativi alla forma, quanto alla sostanza. Il colloquio conoscitivo, ad esempio, rappresenta una forma diffusa di valutazione dei candidati; in questo contesto, essi vengono sottoposti ad una serie di domande volte a comprendere la loro formazione, esperienza e motivazione con l’obiettivo di valutare le loro personalità e competenze relazionali. Il colloquio tecnico, invece, è orientato verso la valutazione delle competenze specifiche richieste per la posizione e richiede la risoluzione di problemi legati al campo di competenza richiesto per il ruolo. In alcune situazioni invece, i candidati vengono sottoposti a colloqui di gruppo, mentre in altre ad “Assessment center”, dove viene richiesto loro di affrontare compiti e situazioni di lavoro simili a quelli che potrebbero incontrare nella vita reale. Nonostante le diverse modalità, è sempre fondamentale garantire che il processo sia condotto in modo equo, non discriminatorio e basato sulle competenze richieste per il ruolo.

Durante l’intero processo di selezione, è di primaria importanza condurre la gestione dei dati personali dei candidati in totale aderenza al Regolamento UE 679/2016 (GDPR). A tale riguardo, è essenziale che l’azienda definisca con chiarezza e specificità le finalità per cui vengono raccolti e trattati i dati personali. In questo contesto, la raccolta di informazioni dovrebbe essere circoscritta esclusivamente alle necessità connesse al processo di selezione. Secondariamente, si devono raccogliere solamente informazioni strettamente pertinenti e proporzionate agli obiettivi del colloquio (“Minimizzazione dei dati”) ed ogni elemento richiesto deve essere giustificato dalla sua relazione con il processo decisionale. Le informazioni raccolte devono essere accurate e aggiornate e, in caso di correzioni, è responsabilità dell’azienda apportare le dovute modifiche. I dati personali dei candidati devono essere conservati solo per il periodo necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti e l’azienda deve adottare le misure tecniche ed organizzative adeguate a prevenirne la perdita, la divulgazione non autorizzata o l’accesso non autorizzato. I candidati devono essere informati in modo chiaro e completo su come verranno trattati i loro dati personali e, se la base giuridica per il trattamento è il loro consenso, è necessario ottenerlo esplicitamente dai candidati stessi prima di procedere alla raccolta e al trattamento dei dati.

Le domande poste durante il colloquio di selezione devono scrupolosamente rispettare le normative vigenti sulla protezione dei dati personali. I quesiti rivolti ai candidati, quindi, devono essere attentamente formulati per non violare il principio di discriminazione e la tutela della privacy. Pertanto, è strettamente proibito porre domande relative alla razza, alle convinzioni religiose o politiche, all’orientamento sessuale o ad altre informazioni personali simili. La ricerca sui profili social dei candidati è vietata, perché contenenti dati non rilevanti ai fini della valutazione attitudinale del candidato.

Anche il medico competente potrebbe svolgere un ruolo importante nel processo di selezione, poiché richiede la cartella sanitaria del candidato durante le visite di assunzione. Queste informazioni possono essere utilizzate solo per formulare un giudizio di idoneità e l’azienda non può assolutamente accedere al contenuto completo del faldone.

Infine, è importante sottolineare che il colloquio di selezione costituisce una tappa di fondamentale importanza, che implica la necessità di assicurare il rispetto della privacy dei candidati. Affinché ciò si realizzi in modo efficace e conforme alle normative vigenti, le imprese devono garantire che il processo sia completamente in linea con le disposizioni e promuova in modo attivo i principi cardine della non discriminazione e dell’inclusione dei candidati. Questo rappresenta non solo un dovere legale, ma anche un impegno morale ed etico, fondamentale per la costruzione di un processo di selezione equo, responsabile e rispettoso dei diritti fondamentali dei candidati. La conformità alle normative sulla protezione dei dati personali è un requisito imprescindibile per la salvaguardia della reputazione e della credibilità delle aziende e per la promozione di un ambiente di lavoro inclusivo, diversificato ed eticamente responsabile.

Fonti: Federprivacy, IlSole24Ore